Шість методів, які допоможуть доводити розпочаті справи до кінця

Списки справ допомагають не забувати про дрібні повсякденні завдання, але для великих довгострокових проєктів вони найчастіше не годяться. Якщо вам ніяк не вдається довести до кінця трудомісткий процес, спробуйте один з наступних шести методів.

1. Особиста місія

На думку Стівена Кові, найкраще керувати часом і досягати цілей допомагає формулювання особистої місії, яка стане вашим особистим законом. «Вона не повинна бути довгою або глибокою, це просто заява, яке відображає вас», – зазначав він.

Кові пропонує планувати час щотижня, а не щодня, і, відповідно, вибирати пріоритети на тиждень, а не на день. Якщо ви об’єднаєте особисту місію з пріоритетами, то кожного дня будете займатися найбільш важливими завданнями.

2. Аудит енергії та уваги

Проблема списків справ полягає в тому, що вони зрівнюють всі завдання і змушують думати, ніби перехід між ними легкий. Але наша увага працює не так, каже Маура Невель Томас, автор книги «Управління увагою: як досягати успіху і підвищувати продуктивність кожен день». Вона пропонує розділяти завдання на дві категорії: «знижена увага» (наприклад, видалення непотрібних повідомлень) і «підвищена увага» (наприклад, складання бюджету). Оцініть рівень своєї енергії й займіться тими справами, які йому відповідають. Це дозволить зробити більше за менший час.

«Якщо в будинку є ще один дорослий, доглядайте за дітьми по черзі та виконуйте завдання з першої групи, коли ви відповідаєте за дітей, а з другої, коли це робить ваш партнер. Якщо ви займаєтеся вихованням поодинці, виконуйте завдання, що вимагають підвищеної уваги, коли діти гуляють, дивляться мультфільми або сплять», – радить Невель Томас.

3. Відповідальний друг (або додаток)

Автор кількох книг про продуктивність Хілларі Реттиг каже, що ще один потужний інструмент підвищення продуктивності – це відповідальний друг, який може послужити прикладом цілеспрямованості й мотивувати на виконання завдань.

Якщо такої людини поруч немає, Реттиг рекомендує скористатися додатком Focusmate. Воно з’єднує вас з іншим користувачем для онлайн-сесії, під час якої кожен з вас буде займатися своєю справою. Це дозволить уникнути прокрастинації.

«Focusmate допомагає вирішити одну з центральних проблем і парадоксів продуктивної роботи. Багато задач вимагають усамітнення для роздумів і концентрації, але водночас ми соціальні істоти, які не справляються з самотою», – зазначає Реттиг.

4. Щоденні питання

Консультант з питань лідерства Джонс Лофлін розповів, що дотримуватися плану і зберігати мотивацію йому допомагають щоденні питання самому собі.

«Мені подобається робота [відомого бізнес-тренера] Маршалла Голдсміта, пов’язана з ідеєю щоденних питань. В кінці кожного дня ви задаєте собі ряд питань, які потрібні, щоб переконатися, що ви зосереджені на правильні речі. Ви оцінюєте, наскільки добре вам це вдається», – пояснює Лофлін.

Ось одне з питань, які він ставить перед собою: «Я зробив усе можливе, щоб витратити хоча б 15 хвилин на розвиток міцніших відносин з ким-небудь?»

«У мене є питання для трьох ключових сфер життя: робота, особистість і відносини. Я міняю їх в міру потреби. Мені не чужий дух змагання, і я хочу завжди отримувати максимальну кількість балів, тому протягом дня не забуваю про ці питання», – додав Лофлін.

5. Час сили

Ще один спосіб домогтися успіху – щодня влаштовувати як мінімум одну «годину сили», при цьому заносити його в календар потрібно заздалегідь, каже засновниця Gotham Organizers Ліза Заслоу. Цей час дається, щоб зосередитися на найважливіших справах.

«Без перерв, без жартів. Встановіть будильник, щоб дізнатися, що час минув», – радить Заслоу.

За її словами, зазвичай однієї години в день буває досить: за цей час можна встигнути набагато більше, ніж здається. У період, коли багато людей працюють з дому, попутно доглядаючи за дітьми, легше виділити одну годину для надпродуктивної роботи, ніж поставити собі нереалістичну мету зберігати сфокусованість протягом всього дня.

6. Чітко визначені цілі

Бути продуктивним – значить витрачати більшу частину часу на завдання, які сприяють досягненню найважливіших цілей, каже консультант по бізнес-стратегії й менеджменту Хеміш Маккензі, засновник Hamish Mackenzie Consulting.

Він рекомендує ставити не більше трьох чітко визначених цілей на рік, а далі розбивати їх на три квартальних і три щомісячних підзадачі. Підзадачі, своєю чергою, треба розбивати на дії, які займають не більше двох годин.

«На початку кожного тижня ставте ці завдання на певні дні й певний час в порядку пріоритету – максимум три в день. Щовечора готуйте матеріали, необхідні для виконання найважливішого завдання наступного дня. Щоранку виконуйте найважливіше завдання, перш ніж робити щось ще», – рекомендує він.